Datenschutz

Transparenz- und Informationspflichten für
Kunden, Vertragspartner, Interessenten,
Bewerber der Medien Union GmbH Ludwigshafen

nach der EU Datenschutz-Grundverordnung
(EU-DS-GVO)

Mit diesem Dokument informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen
Daten durch die Vertriebs- und Zustellgesellschaft und die Ihnen nach dem
Datenschutzrecht zustehenden Rechte.

Verantwortliche Stelle / Kontakt Datenschutz

Medien Union GmbH Ludwigshafen
Postfachadresse: Postfach 21 11 47, 67011 Ludwigshafen,
Hausadresse: Amtsstraße 5-11, 67059 Ludwigshafen

Kontakt: datenschutz@medien-union.de

Kategorien / Herkunft der Daten

Im Rahmen des Vertragsverhältnisses bzw. für die Vertragsanbahnung verarbeiten wir
folgende personenbezogene Daten:

Bei Geschäftskunden:

Kontaktdaten (z.B. Vor-/Nachnamen der aktuellen und ggf. bisherigen
Ansprechpartner sowie Namenszusätze, Firmenname und Anschrift des Kunden,
Telefonnummer mit Durchwahl, geschäftliche E-Mail-Adresse, Bankverbindung)
Berufsbezogene Daten (z.B. Funktion im Unternehmen, Abteilung)

Bei Privatkunden:

Bei Medien Union GmbH Ludwigshafen nicht gegeben

Ihre personenbezogenen Daten erhalten wir grundsätzlich von Ihnen im Rahmen der
Vertragsanbahnung oder während des laufenden Vertragsverhältnisses. Ausnahmsweise
werden in bestimmten Konstellationen Ihre personenbezogenen Daten auch bei anderen
Stellen erhoben. Dazu gehören anlassbezogene Abfragen zu relevanten Informationen bei
Auskunfteien, insbesondere zu Bonität und Kreditverhalten.

Im Rahmen einer Kontaktanfrage erheben und verarbeiten wir folgende Daten:

Name, Vorname
Kontaktdaten
Anrede
Angabe zum Anliegen

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses verarbeiten wir folgende
personenbezogene Daten:

Ihre Stammdaten (Name, Vorname, Namenszusätze)
Kontaktdaten (Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
Qualifikationsdaten (Lebenslauf, Anschreiben, Abschlüsse)
Gegebenenfalls Foto / Arbeitserlaubnis / Aufenthaltstitel / Geburtsdatum

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich direkt bei Ihnen im Rahmen des
Bewerbungsprozesses erhoben.
Ausnahmsweise werden Ihre personenbezogenen Daten in bestimmten Konstellationen
auch bei anderen Stellen erhoben, beispielsweise von Personalagenturen.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten werden die Bestimmungen der
EU-DS-GVO, des BDSG (neu) und sonstiger einschlägiger (arbeits-)rechtlicher
Bestimmungen stets eingehalten.

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich zur Durchführung vorvertraglicher
Maßnahmen und zur Erfüllung vertraglicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b EU-DS-GVO)
verarbeitet bzw. wenn eine rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. c EU-DS-GVO).
Zu diesen Zwecken wurden die personenbezogenen Daten ursprünglich erhoben.

Eine datenschutzrechtliche Erlaubnisvorschrift kann selbstverständlich auch Ihre Einwilligung
in die Datenverarbeitung darstellen (Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-DS-GVO). Vor Erteilung klären wir
Sie über den Zweck der Datenverarbeitung und über Ihr Widerrufsrecht nach Art. 7 Absatz 3
EU-DS-GVO auf. Sollte sich die Einwilligung auch auf die Verarbeitung besonderer
Kategorien von personenbezogenen Daten gemäß Art. 9 EU-DS-GVO beziehen, werden wir
Sie vorab ausdrücklich darauf hinweisen.

Zur Aufdeckung von Straftaten werden Ihre personenbezogenen Daten nur unter den
Voraussetzungen des Art. 10 EU-DS-GVO verarbeitet.

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens werden die Daten zum Zwecke der effektiven und
korrekten Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und für die Kontaktaufnahme im Rahmen
des Bewerbungsprozesses verarbeitet (Art. 88 Abs. 1 EU-DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG).

Zudem verarbeiten wir Ihre Daten, wenn wir hierzu eine rechtliche Verpflichtung haben,
insbesondere aus dem Arbeitsrecht. Bei besonderen Kategorien von personenbezogenen
Daten gem. Art. 9 Abs. 1 EU-DS-GVO findet zudem eine Interessenabwägung statt, das
heißt eine Datenverarbeitung erfolgt nur dann, wenn Ihre schutzwürdigen Interessen nicht
überwiegen (Art. 88 Abs. 1 EU-DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 1, 3 BDSG).

Ihre Einwilligung stellt ebenfalls eine Erlaubnis für die Datenverarbeitung dar. Sofern Sie uns
daher Ihre Einwilligung erteilt haben (z. B. zur längeren Speicherung der Bewerbungs-
unterlagen in unserem Bewerberpool oder zur Weitergabe der Bewerbungsunterlagen an
andere Unternehmenseinheiten), verarbeiten wir Ihre Daten auch für diesen Zweck (Art. 88
Abs. 1 EU-DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG). Wenn wir eine Einwilligung von Ihnen
einholen, klären wir Sie selbstverständlich über den konkreten Zweck der Datenverarbeitung
und über Ihr Widerrufsrecht auf. Sollte sich die Einwilligung auch auf die Verarbeitung
besonderer Kategorien von personenbezogenen Daten gem. Art. 9 EU-DS-GVO beziehen,
werden wir Sie vorab ausdrücklich darauf hinweisen.

Speicherdauer der Daten

Wir speichern Ihre Daten, solange diese für den jeweiligen Verarbeitungszweck benötigt
werden bzw. Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben. Bitte beachten Sie, dass zahlreiche
Aufbewahrungsfristen bedingen, dass Daten weiterhin gespeichert werden (müssen). Dies
betrifft insbesondere handelsrechtliche oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (z. B.
Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung, etc.). Sofern keine weitergehenden
Aufbewahrungspflichten bestehen, werden die Daten nach Zweckerreichung routinemäßig
gelöscht.

Hinzu kommt, dass wir Daten aufbewahren können, wenn Sie uns hierfür Ihre Erlaubnis
erteilt haben oder wenn es zu rechtlichen Auseinandersetzungen kommt und wir
Beweismittel im Rahmen gesetzlicher Verjährungsfristen nutzen, die bis zu dreißig Jahre
betragen können; die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre.

Ihre Bewerberdaten speichern wir, bis das Bewerbungsverfahren abgeschlossen ist bzw. wir
Ihre Daten für die benannten Zwecke nicht mehr benötigen oder Sie Ihre Einwilligung
widerrufen haben. Sollten wir mit Ihnen ein Beschäftigungsverhältnis eingehen, werden die
hierfür relevanten Bewerberdaten bei uns weiter gespeichert, sofern sie für die Durchführung
des Beschäftigungsverhältnisses weiter relevant sind.

Sofern wir Ihre Bewerbung leider ablehnen müssen, werden wir Ihre Bewerbungsunterlagen
spätestens 6 Monate danach löschen. Außer Sie haben uns Ihre Einwilligung zur Aufnahme
in unser Bewerberpool und die damit verbundene längere Speicherung Ihrer
Bewerbungsunterlagen gegeben. In diesem Fall löschen wir Ihre Daten nach maximal 12
Monate bzw. wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen sollten.

Empfänger der Daten / Kategorien von Empfängern

Innerhalb unseres Unternehmens stellen wir sicher, dass nur diejenigen Personen Ihre
Daten erhalten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten
benötigen.

In vielen Fällen unterstützen IT-Dienstleister, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater,
Inkassounternehmen und Versicherungen unsere Fachabteilungen bei der Erfüllung ihrer
Aufgaben. Mit allen Dienstleistern wurde das notwendige datenschutzrechtliche
Vertragswerk abgeschlossen.

Bezüglich etwaiger Bewerberdaten erhalten nur diejenigen Abteilungen Zugriff, die mit der
Durchführung des Bewerbungsprozesses betraut sind.
Mit Ihrer Einwilligung werden Ihre Bewerberdaten auch an andere verbundene
Unternehmenseinheiten übermittelt.

In gesetzlich vorgesehenen Fällen erfolgt eine Übermittlung Ihrer Daten an bestimmte
öffentliche Stellen, z.B. Finanzbehörden, u.U. auch Strafverfolgungs- oder Zollbehörden,
etc..

Rechte der betroffenen Personen

Die Rechte für Sie als betroffene Person sind in den Art. 15 – 22 EU-DS-GVO normiert.
Dies umfasst:

Das Recht auf Auskunft (Art. 15 EU-DS-GVO)
Das Recht auf Berichtigung (Art. 16 EU-DS-GVO)
Das Recht auf Löschung (Art. 17 EU-DS-GVO)
Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 EU-DS-GVO)
Das Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 EU-DS-GVO)
Das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 EU-DSGVO)

Um diese Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an datenschutz@mul.de
Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser
Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit
widersprechen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können
zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen,
Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung,
Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Beschwerderecht

Ihnen steht ein Beschwerderecht an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu.

Drittlandübermittlungsabsicht

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (außerhalb der Europäischen Union bzw. des
Europäischen Wirtschaftsraums) findet nur statt, soweit dies zur Durchführung des
Vertragsverhältnisse erforderlich bzw. gesetzlich vorgeschrieben ist oder wenn Sie uns dazu
Ihre Einwilligung erteilt haben.

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten derzeit an keinen Dienstleister oder an
Konzernunternehmen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes.

Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten

Für die Aufnahme bzw. Abwicklung eines Vertragsverhältnisses sind Sie verpflichtet,
bestimmte personenbezogene Daten bereitzustellen. Dies ist erforderlich für die
Begründung, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses und der Erfüllung der
damit verbundenen vertraglichen und gesetzlichen Pflichten. Eine Durchführung des
Vertrages ist ohne Bereitstellung dieser Daten nicht möglich.

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses kann die Entscheidung, ob ein
Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen begründet wird oder nicht, nur erfolgen, wenn Sie uns
bestimmte personenbezogene Daten wie z. B. Ihren Lebenslauf bereitstellen. Hierbei
beachten wir selbstverständlich den Grundsatz der Datensparsamkeit und Datenvermeidung,
indem Sie uns nur die Daten angeben müssen, die wir zur vollständigen Prüfung Ihrer
Bewerbungsunterlagen benötigen oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind.

Ohne diese Daten können wir leider keine Prüfung Ihrer Bewerbungsunterlagen vornehmen.
Selbstverständlich haben Sie die Möglichkeit, uns freiwillig weitere Angaben in Ihren
Bewerbungsunterlagen zur Verfügung zu stellen.

Automatisierte Einzelfallentscheidungen

Wir nutzen keine rein automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer
Entscheidung.

Kontaktaufnahme (Art. 6 Abs. 1 lit. a, b EU-DS-GVO)

Sofern Sie mit uns in Kontakt treten, nutzen und verarbeiten wir Ihre im Rahmen der
Kontaktaufnahme übermittelten personenbezogenen Daten. Die umfasst sowohl die
elektronische als auch postalische Kontaktaufnahme. Wir verarbeiten angegebenen Daten
zur Kontaktaufnahme und Beantwortung Ihrer Fragen und Wünsche.

Hierbei wird der Grundsatz der Datensparsamkeit und Datenvermeidung beachtet. Wir
verarbeiten nur die Daten, die wir zwingend zur Kontaktaufnahme von Ihnen benötigen. Dies
sind – im Falle der Kontaktaufnahme per Mail – Ihre E-Mail-Adresse sowie der
Nachrichteninhalt selbst. Alle übrigen Daten sind freiwillige Angaben und können individuell
(z. B. zur individuelleren Beantwortung ihrer Fragen) angegeben werden.

Um die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Daten bestmöglich zu schützen, setzen wir
entsprechende Sicherheitsmaßnahmen um.

Sofern Sie sich per E-Mail an uns wenden, werden wir die in der E-Mail mitgeteilten
personenbezogenen Daten allein zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeiten.